Sistema di controllo interno

Il Gruppo Sofidel adotta un sistema di controllo interno e di gestione dei rischi integrato e diffuso, basato su strumenti e flussi informativi che, coinvolgendo molte persone del Gruppo, conducono da ultimo agli Organi di vertice delle società. Per rafforzare tale sistema, nell’esercizio 2019 è stata introdotta nell’organigramma aziendale la funzione di Risk Managament & Compliance che nel 2020 inizierà un progetto che ha come obiettivo la formalizzazione dello sviluppo di strategie, processi e sistemi per la gestione, la valutazione e il monitoraggio dei rischi che possono incidere sul raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Tutti i dipendenti del Gruppo sono tenuti al rispetto del Codice Etico, che disciplina i principi di comportamento per una gestione leale e corretta del business, e delle procedure interne, emanate nel rispetto delle best practice internazionali e delle normative locali, per assicurare il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Inoltre, le regole del Gruppo assicurano, nel rispetto del principio della separazione delle attività e delle responsabilità tra chi decide, chi esegue e chi controlla, la tracciabilità e quindi la verificabilità ex-post dei processi decisionali, autorizzativi e di svolgimento delle attività aziendali. In virtù del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato da Sofidel ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n° 231, da ultimo aggiornato con delibera consiliare per tener conto dei cambiamenti normativi e organizzativi avvenuti, l’Organismo di Vigilanza ha posto in essere attività di monitoraggio e controllo al fine di vigilare sull’attuazione, sul buon funzionamento e sull’osservanza del Modello. Tramite l’unità organizzativa Business Control, i diversi Sistemi di Gestione adottati e la nuova funzione Risk Management & Compliance sono stati eseguiti diversi tipi di controllo sui processi aziendali finalizzati alla verifica del rispetto delle procedure e alla valutazione dell’idoneità del sistema stesso ad assicurare la gestione dei rischi e il raggiungimento degli obiettivi e delle strategie aziendali. Parte integrante del sistema di controllo interno del Gruppo Sofidel è il Quarterly Report, composto da una dashboard e da una relazione descrittiva, redatto trimestralmente dai Rappresentanti Legali delle società del Gruppo. Questo report rappresenta uno strumento di monitoraggio sulla compliance dei processi e delle attività aziendali alle best practice e alle regole adottate dal Gruppo per la gestione dei rischi al fine del raggiungimento degli obiettivi aziendali. È utilizzato, quindi, dalle funzioni aziendali come strumento per il presidio di rischi aziendali di varia natura. Nel corso dell’esercizio, l’Organismo di Vigilanza, il Business Control e la funzione Risk Management & Compliance hanno supportato le funzioni aziendali nel disegno dei controlli, hanno contribuito a valutare la loro efficacia e il loro funzionamento, hanno sviluppato un approccio formativo e informativo per far comprendere ai dipendenti le loro responsabilità di verifica e hanno fornito assurance sul disegno e sull’operatività dei controlli stessi. Al fine di rafforzare ulteriormente la lotta alla corruzione e per soddisfare i requisiti normativi sempre più stringenti fissati dai legislatori locali dei vari Paesi nei quali il Gruppo Sofidel opera, a partire dal 2018 è stato adottato un piano di implementazione del nuovo standard internazionale ISO 37001. È stato redatto l’Ethics & Compliance Program di Gruppo, ovvero il modello di gestione per la prevenzione della corruzione. A oggi il documento è stato adottato dalle aziende italiane e francesi che hanno provveduto anche a nominare le funzioni incaricate di supervisionarne l’attuazione e garantirne il costante adeguamento e aggiornamento. In Italia e in Francia è proseguita la formazione ai dipendenti coinvolti nelle aree sensibili alla corruzione. Sono state adottate procedure di sistema integrate con gli altri sistemi di gestione ed è stata pubblicata la politica Anti-Bribery. Sono proseguite le attività di controllo e di monitoraggio sulle attività sensibili, svolte sulla base dei piani di controllo adottati dagli Anti-Bribery Compliance Officers.

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